在现实情况里，很多小微企业由于选择了花一大笔钱直接购买复印机，而不愿意花钱聘请专业的复印机技术人员维护设备，导致设备发生故障的时候只能求助于企业的网管，在很多中小企业主眼中，复印机跟电脑是同一类设备。然而，无论您的员工多么有才，依靠员工管理办公设备维护和维修可能并不明智。因为大多数办公室都同时拥有打印机，复印机和扫描仪，因此您应采取额外措施以确保这些设备正常工作，而不是将此责任落实给您的员工。让我们仔细看看普通员工管理的办公设备维护的存在那些风险。
越修越坏
虽然您的员工应该知道如何使用办公设备，但是他们不一定能够维修复印机，复印机的复杂程度超出一般人的想象，一个小零件出问题都会导致故障，强行要求普通员工维修很可能把小故障变成大故障。在这种情况下，通过选择复印机租赁，把设备维护的责任转交给专业的复印机技术人员，使每台复印机保持最佳运行状态，另外还能节省耗材及配件成本。
增加用工风险
除了越修越坏的风险外，您还应考虑允许员工维护或维修复印机等设备时由于误操作而触电的用工风险，这恐怕要比维修复印机的成本要多得多。大多数企业都承受不起这么高昂的代价。
不能因材施用
您的员工可能已经有足够饱和的工作，因此要求他们负担超出他们能力范围的工作任务时，势必影响到原本的工作职责，长久以来也会打击到他们的工作热情。