对于许多企业来说，购买诸如复印机或打印机等重要的办公用品可能是一项较大的投资，主要原因在于相关的大额前期费用，因为全新复印机动辄上万元的价格对于很多中小企业来说是一笔不小的支出，尤其对于一般初创企业来说，资本一般都非常紧张，仅有的资金应该用在业务发展上，以迅速扩大企业的营收，而且复印机产品的更新换代非常快，一万多的机器很有可能在五年后过时且价值也折旧得差不多了。这时复印机租赁作为一种优秀的代方案，具有许多良好的成本优势：
1.费用很灵活，成本可控
一次性购买复印机是一项具有一定风险的投资，因为复印机市场行情一直都处在波动状态，一不小心很容易买贵了，而且市场上充斥着翻新货，如果不懂行情，很容易踩坑。因此，与其承担这部分风险不如按照您的使用情况进行支付，把这项费用变成更人工支出一样的固定费用似乎更合理的：在整个租赁安排中支付的款项不受利率变化的影响;因此您可以提前准确地计划租赁付款，纳入预算管理更为科学。
2.税收优惠，现金流留存
与一次性购买复印机要付出16%的增值税相比，租赁费用可以减少征税额，这是一个易于被人们忽略的优势，但作为精细化管理的措施不应该被遗忘。如果您购买了新复印机，公司将产生一笔不小的现金流净流出，但如果您租用，您不必立即支付复印机或打印机的费用，并且您可以每月，每季度或每年按“付款”方式支付租赁产生的所有费用，非常灵活，有余力企业现金流的留存，用于更重要的业务发展。
3免费享受技术升级
由于IT比绝大多数购买的资产贬值得快。因此，为不增值升值或降价的资产投入大笔宝贵的现金流式不值得的。对于最新的办公设备（打印机和复印机的更新换代非常快），根据需要灵活租赁设备可以获得更多的自由度，并且不受预算限制的影响。复印机和打印机租赁改善了现金流，并对通货膨胀，折旧和报废形成了对冲。更重要的是，复印机租赁使您可以免费享受到复印机技术升级带来的好处。相比之下，拥有办公设备的企业只能通过再投资和处置现有资产来升级。
